Dúvidas Frequentes sobre Nota Fiscal

Tire suas dúvidas sobre Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviço, Nota fiscal MEI e saiba como emitir notas, cancelar, emitir segunda via, consultar, preencher e outras dúvidas frequentes.

O que é nota fiscal?

A Nota Fiscal é um documento que comprova a realização de uma venda ou a prestação de serviços.

A nota fiscal é fundamental para que as empresas possam esclarecer os impostos incidentes sobre as operações realizadas, facilitando a fiscalização das autoridades responsáveis.

Não emitir a nota fiscal é considerado sonegação fiscal, um crime que traz consequências danosas ao empreendimento.

A emissão desses comprovantes fiscais é uma prática obrigatória, prevista na Lei Nº 8.846/94.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Antes de tudo é necessário credenciar sua empresa para emissão de notas fiscais junto ao Sefaz (Secretaria da Fazenda do seu estado), cadastrar a Inscrição Estadual (obtida no ato da abertura da empresa) e adquirir um Certificado Digital.

São dois os tipos de certificado digital principais que uma empresa pode optar: o certificado digital A1 e o certificado digital A3.

Depois de adquirido o certificado digital, basta configurar o seu ERP, instalar o certificado digital, adicionar as informações cadastrais e configurar a NF-e.

O que é CFOP na nota fiscal?

CFOP é o Código Fiscal de Operações e Prestações que define se uma nota fiscal recolhe ou não impostos, o movimento de estoque e financeiro. É formado por 4 dígitos e está relacionado à emissão de notas fiscais e de outros documentos. Como existem mais de 500 códigos, é importante consultar o contador ou a tabela CFOP atualizada.

O que é NCM na nota fiscal?

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código para categorização de mercadorias adotada pelo Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai desde 1995, sendo utilizada em todas as operações de comércio exterior dos países do Mercosul.

A NCM é fundamental para determinar os tributos envolvidos nas operações de comércio exterior e de saída de produtos industrializados.

É o NCM que identifica para a Receita Federal qual é o produto que está sendo declarado na nota fiscal.

Para emissão de uma nota fiscal, é obrigatório informar o NCM do produto. Sendo assim, é preciso ter esse número preenchido no item da nota, para conseguir emitir. Você pode consultar o NCM do produto no site da SEFAZ do seu Estado.

O que é natureza de operação na nota fiscal?

A Natureza da Operação na Nota Fiscal tem o papel de indicar a finalidade da emissão da nota, ou seja, descreve o que está sendo feito com a mercadoria na nota fiscal.

Diferente da CFOP – que pode ser inserido vários códigos –, é possível inserir apenas uma Natureza da Operação na NFe, por ser o campo que irá indicar a finalidade da emissão.

Existem vários tipos e descrições de Natureza da Operação, como:

Venda
Compra
Prestação de Serviço
Devolução
Remessa
Importação
Exportação
Industrialização
Retorno; entre outras.

O que é o código [SKU] do produto na nota fiscal?

SKU é a sigla para Stock Keeping Unit, algo como “Unidade de Controle de Estoque”. Ele é um código único, dentro de cada empresa, que visa melhorar a gestão de estoque, liberação de mercadorias e a certeza nas especificações de um produto. Cada produto do estoque tem um SKU particular, que é um código formado por letras e números.

O que é nota fiscal de simples remessa?

As notas de simples remessa são aquelas emitidas quando não houve compra ou venda de um item, mas é preciso prestar contas da sua movimentação dentro do estoque, formalizando sua saída ou entrada da lista de ativos da empresa.

É também conhecida como nota fiscal de transporte, porque ela é um documento que deve ser emitido sempre que houver o transporte de qualquer produto que ainda não tenha sido vendido.

Alguns tipos de notas fiscais de simples remessa:

Armazenagem — transferência de mercadorias entre pátios ou filiais
Bonificação — brindes e doações
Conserto — bens para reparos, com ou sem garantia
Demonstrações — amostras, produtos para teste etc
Industrialização — matérias-primas, bens intermediários ou embalagens para compor a industrialização de um produto.
Produtos em consignação — transferência de mercadorias para vendas consignadas

O que é nota fiscal de devolução?

A nota de devolução anula, total ou parcialmente, uma operação de saída de mercadoria. Sendo assim, quando a venda não é concluída ou existe a necessidade de anular uma nota fiscal que já passou do prazo de cancelamento, é necessária a emissão da NFe de Devolução.

É importante saber que existem dois fluxos de devolução:

Devolução de venda: É emitida uma nota para o cliente e recebe-se a mercadoria dele de volta.
Antes de emitir a nota, deve ser cadastrada a natureza de operação de entrada.
Devolução de compra: É emitida uma nota para o fornecedor, devolvendo a mercadoria a ele.
Para poder emitir a nota, primeiro deve ser cadastrada a natureza de operação de saída.

O que é IBPT na nota fiscal?

IBPT ou Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, é um órgão privado destinado a criar estudos e auxiliar no planejamento tributário do Brasil. Então a partir das obrigações da lei da transparência, o IBPT criou a Tabela IBPTax que dá aos contribuintes a informação dos impostos e seus valores aproximados que devem ser apresentados nas NF-e.

Todo estabelecimento que realiza venda ou presta serviços ao consumidor final, emitindo notas fiscais ou cupons fiscais para pessoas físicas ou jurídicas é obrigado a destacar os impostos das notas. Empresas optantes pelo MEI (Micro Empreendedor Individual) não são obrigadas a prestar estas informações. Porém, empresas de prestação de serviços, autônomos, e todos que realizam operações diretamente para consumidor final são obrigadas a destacar estas informações nas notas.

Como preencher uma nota fiscal?

Faça o credenciamento junto à Sefaz
Encontre um emissor de nota fiscal, pode ser uma ERP
Preencha os dados de sua empresa, como razão social, CNPJ, inscrição municipal, inscrição estadual, endereço, se é Simples Nacional.
Preencha os dados do cliente (destinatário) como razão social, CNPJ, inscrição estadual ou municipal ou se for pessoa física, CPF e nome completo
Preencha os dados do produto de forma bem detalhada, descrevendo características do produto como tamanho, cor, etc. A unidade de venda, quantidade e valor também devem ser preenchidos corretamente. A classificação deve obedecer a NCM e ao CEST.
Faça o cálculo corretamente dos tributos como o ICMS
Exporte o XML e envie ao cliente, junto ao DANFe
Acompanhe a aprovação da nota após enviá-la para o sistema da Sefaz pois poderá ser necessário fazer alguma retificação.

O que é xml da nota fiscal?

Extensible Markup Language (XML) é uma linguagem de marcação recomendada para a criação de documentos organizados hierarquicamente.

Em Notas Fiscais, o código serve para criar um arquivo digital que comprova as informações sobre a mercadoria vendida ou o serviço contratado. Por seguir um padrão nacional de escrituração fiscal, o XML da NFe pode ser utilizado em todo o território brasileiro com segurança.

Como baixar xml de nota fiscal?

Existem programas e softwares específicos no mercado que prestam esse tipo de serviço direto da Sefaz, mas eles são pagos. Esse mesmo tipo de serviço pode ser encontrado em sistemas integrados de ERP.

Ter um certificado digital é essencial para o XML da NF-e porque ele habilita o acesso à consulta das notas fiscais no site oficial da Secretaria da Fazenda.

Os certificados mais comuns entre empresas que emitem Nota Fiscal Eletrônica são os tipos A1 e A3. Qualquer um deles é necessário para acessar o sistema da Sefaz e encontrar as Notas Fiscais emitidas contra ou pela empresa com validade jurídica.

Para baixar o XML da NF-e é só instalar o certificado digital no navegador de internet e acessar o Portal da Sefaz. Depois de confirmar seu usuário, você vai encontrar botões como “Consultar NF-e Completa” e “Download do Documento”.

Para que serve o DANFe?

Embora você já possua a nota fiscal, o DANFe serve para confirmar que a nota fiscal eletrônica (NF-e) de fato existe, mesmo sem nenhum dispositivo que permita vê-la.

Ele pode ser solicitado por quem executou o pedido da mercadoria. Então, o DANFe precisará ser assinado no momento da entrega.

O que mais preciso saber sobre DANFe?

Quando for gerar o DANFe, procure utilizar o mesmo software que emitiu a nota fiscal. Esta medida previne de haver divergências em seu documento.

No Documento Auxiliar de Nota Fiscal (DANFe), também vem discriminados alguns impostos. Mas não se preocupe! O Gerência Mais calcula os impostos que precisam estar no documento e insere automaticamente, para dar mais facilidade e agilidade ao emissor.

O que é CSOSN na nota fiscal?

O CSOSN é o Código de Situação da Operação do Simples Nacional para empresas classificadas no regime Simples Nacional.

Conforme os ajustes feitos no SINIEF (Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais), o CSOSN deverá constar na Nota Fiscal de Produtor Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe) e Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e).

O que é CST na nota fiscal?

CST é o Código de Situação Tributária, uma sequência numérica que determina a tributação aplicada aos produtos. Esse código deve ser incluído na emissão da nota fiscal e serve para identificar a procedência do produto.

Esses números são utilizados conforme a origem das mercadorias (se nacional ou estrangeira) e conforme as regras às quais elas se sujeitam para o recolhimento do ICMS.

Como conseguir segunda via de nota fiscal?

Para conseguir a segunda via da Nota Fiscal o consumidor (pessoa física) precisa entrar em contato com a empresa responsável pela emissão desse documento.

No caso de uma empresa, para conseguir uma Nota Fiscal recebida de mercadoria, basta baixar direto da plataforma do ERP ou digitar a chave de acesso no site da Sefaz (Secretaria da Fazenda), desde que tenha o certificado digital do CNPJ. Precisará então da chave de acesso que é um código que contém 44 dígitos numéricos, e pode ser encontrado no DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).

Como cancelar a nota fiscal?

A lei permite que uma Nota Fiscal Eletrônica seja cancelada, por solicitação do emitente, quando ainda não tiver ocorrido a circulação das mercadorias que deram origem à emissão do documento.

Atualmente, o cancelamento só poderá ser realizado pelo emissor antes de decorridas 24 horas da autorização da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Caso contrário, o procedimento não poderá ser efetuado e será necessário recorrer à SEFAZ para realizar o cancelamento da NF-e. Além do prazo estimado, outra exigência é que o documento fiscal não poderá ter saído do estabelecimento de origem e o destinatário não poderá confirmar a ciência da NF-e emitida.

No caso de outros documentos fiscais terem sido gerados a partir da NF-e (como, por exemplo, o documento de transporte da mercadoria), estes outros documentos precisarão ser cancelados também, antes da NF-e poder ser cancelada.

É possível realizar o cancelamento extemporâneo de uma Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, fora desse prazo. Para isso, o emitente deve realizar a solicitação no aplicativo da Receita, SIARE, informar a chave de acesso da nota, o CNPJ do solicitante e a justificativa para o cancelamento fora do prazo.

Os principais motivos para o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica são: desistência, cancelamento da venda, erro no cadastro e cálculo incorreto dos impostos.

Como calcular o ICMS da nota fiscal?

Para produtos e serviços nacionais o primeiro passo é saber qual é alíquota correspondente ao estado de atuação da sua empresa. Com a porcentagem em mãos, basta realizar um simples cálculo para descobrir o imposto da Nota Fiscal.

Valor do produto ou serviço x Alíquota do estado = ICMS

Por exemplo:

R$ 300 x 18% = R$ 54

Para produtos e serviços importados existem diversos fatores a serem considerados antes de realizar o cálculo: valor da mercadoria, imposto de importação, PIS, Cofins, Taxa do Sistema Integrado de Comércio Exterior e outros custos.

Após analisar os fatores envolvidos, suponhamos que o valor total foi de R$ 1.000. Deverá ser feita uma base de cálculo para depois aplicar, de fato, a alíquota.

No exemplo abaixo, foi utilizada a alíquota de 18% para o valor total de R$ 1.000. Entenda:

R$ 1.000 / (1 – 0,18) = R$ 1.000 / (0,82) = R$ 1.219,51

R$ 1.219,51 x 18% = R$ 219,51 é o valor do ICMS.

Quais São os tipos de notas fiscais eletrônicas?

São 13 os principais tipos de notas fiscais eletrônicas. Conhecer cada uma delas é muito importante para o seu negócio, a fim de que esteja de acordo com a lei. Confira todos a seguir.